Gisteren had ik een vergadering op de VRT. ‘t Was, ik geef het toe, een beetje vreemd afgesproken. Ik zou om vier uur naar de VRT gaan om daar een collega te ontmoeten die voor een andere vergadering op dat moment al op de VRT was. Men had me verzekerd dat mijn naam aan de balie zou doorgegeven worden en verder had ik er niet meer bij stilgestaan.

Tot ik natuurlijk aan de balie in kwestie stond en bleek dat mijn naam nergens in het systeem te vinden was en ook niet op de afgedrukte mails stond die de portier bij zich had liggen. Ik was redelijk nipt op de afspraak, dus belde ik naar mijn collega in het gebouw om te informeren in welke vergaderzaal het te doen was.  Mijn collega gaf me de naam en het nummer van de vergaderzaal op, maar dit bleek niet voldoende voor de portier.

“Neen, juffrouw, ik mag u niet zomaar binnen laten, ik moet de persoon waarmee u een afspraak heeft bellen.” Natuurlijk kende ik de namen van de mensen met wie mijn collega had afgesproken niet. Bij mezelf denkend: “Had die portier dat niet kunnen zeggen voordat ik mijn collega  belde, dan had ik daar meteen naar kunnen informeren?” nam ik mijn gsm opnieuw ter hand en belde mijn collega. Een beetje gegeneerd, zei ik dat ik de naam van iemand bij de VRT nodig had, want dat ik anders niet binnen geraakte. Mijn collega noemde een naam, die ik opgelucht meteen doorzegde aan de portier.

Te vroeg gejuicht, want uiteraard vond de portier die naam niet in de telefoongids van de VRT en kon hij de kerel dus ook niet opbellen om te informeren of ik wel degelijk een afspraak had met hem. Terwijl ik met de portier aan het onderhandelen was om binnen te geraken, kwam er een bekend gezicht voorbij: Jimmy Kets die duidelijk wel waardig  bevonden was om het VRT-heiligdom te betreden. Grappig om iemand die je enkel van foto’s kent opeens in het echt te zien verschijnen op een plek waar je dat helemaal niet verwacht.

Nog meer gegeneerd belde ik nogmaals naar mijn collega met de melding dat ik nog steeds niet binnen mocht, omdat de portier de naam van de VRT-contactpersoon niet in zijn systeem vond. Gelach aan de andere kant van de lijn en de melding dat de niet-in-het-systeem-te-vinden-persoon me zelf wel zou komen halen.

Terwijl ik wachtte op mijn escorte, babbelde ik wat met de portier, die vriendelijk was, maar onvermurwbaar de regels volgde. En dat al twintig jaar lang! Een paar minuten later verscheen mijn afspraak. En wat bleek? De portier had de achternaam van de VRT-persoon in het systeem opgegeven met een spatie, waardoor de zoekopdracht geen resultaten opleverde. Als de portier een beetje creatief had nagedacht en een andere schrijfwijze van de naam had geprobeerd, had hij mij één telefoontje en zeven minuten wachten uitgespaard. De jongen van de VRT verzekerde me trouwens dat mijn naam wel op voorhand was doorgegeven. Ach ja, ik ben uiteindelijk op mijn afspraak geraakt, met een dik kwartier vertraging, maar een grappige anekdote rijker.

Lesson learned: de volgende keer zorg ik ervoor dat ik de ganse lijst met namen van de VRT-aanwezigen op de vergadering bij me heb.